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Buen gobierno
Atalaya reconoce la importancia de una gestión responsable para ofrecer un rendimiento óptimo y cumplir con sus compromisos y aspiraciones ambientales, sociales y de gestión.
Principios básicos de un Buen Gobierno:
- Asegurar un sistema de buen gobierno corporativo, integrando la consecución de los Objetivos de Desarrollo Sostenible como estrategia en la toma de decisiones.
- Implementar sistemas efectivos de gestión de riesgos y oportunidades en sus operaciones mineras.
Nuestros indicadores de desempeño para 2020-2021
| Indicador | 2020 | 2021 | 2022 |
|---|---|---|---|
| Porcentaje de consejeros independientes (%) 1 | 50 | 57.1 | 71.4 |
| Porcentaje de consejeros no ejecutivos (%) 1 | 87.5 | 85.7 | 85.7 |
| Incidentes de corrupción confirmados | 0 | 0 | 0 |
| Número de violaciones del código de conducta | 0 | 0 | 0 |
| Sanciones pagadas por infracciones legales (K€) | 0 | 0 | 0 |
Áreas de Buen Gobierno
Comité de Auditoría (“CA”)
- Revisa y supervisa los estados financieros.
- Controla la difusión pública de información financiera de la compañía.
- Revisa las estimaciones y valoraciones que son fundamentales para la información financiera que se comunica.
- Supervisa la contratación y rendimiento de los auditores.
- Observa los riesgos internos y externos de la compañía.
- Tres reuniones al año (mínimo)
- AC Terms of Reference
Dr. Hussein Barma
(Presidente)
Mr. Stephen Scott
Mr. Neil Gregson
Comité de Nombramientos y Gobernanza (“CNG”)
- Planificación de la sucesión en el Consejo y Dirección.
- Liderar el proceso de nombramientos del Consejo.
- Tres reuniones al año (mínimo)
- NGC Terms of Reference
Mr. Neil Gregson
(Presidente)
Mrs. Kate Harcourt
Mr. Stephen Scott
Comité de Riesgos Físicos (“CRF”)
- Supervisa las cuestiones de prevención, salud, medioambiente y seguridad de la compañía.
- Inspecciona la gestión de riesgos laborales en toda la empresa.
- Revisa el cumplimiento de las obligaciones legales y reglamentarias relacionadas con la prevención, la salud y el medioambiente.
- Tres Reuniones al año (mínimo)
- PRC Terms of Reference
Mr. Stephen Scott
(Presidente)
Mr. Neil Gregson
Mr. Jesús Fernandez
Mr. Roger Davey
Comité de Remuneraciones (“CR”)
- Supervisa la estrategia y actividades relacionadas con el desarrollo sostenible y la responsabilidad social.
- • Desarrolla y revisa periódicamente las políticas, programas, prácticas, objetivos e iniciativas del Grupo en materia de Sostenibilidad.
- Tres reuniones al año (mínimo)
- RC Terms of Reference
Mr. Neil Gregson
(Presidente)
Mrs. Kate Harcourt
Mr. Stephen Scott
Sustainability Committee (“SC”)
- Oversees the strategy and activities related to sustainable development and social responsibility
- Develop and review regularly the policies, programmes, practices, targets and initiatives of the Group relating to Sustainability matters
- Tres reuniones al año (mínimo)
- SC Terms of Reference
Mrs. Kate Harcourt
(Presidenta)
Dr. Hussein Barma
Mr. Roger Davey
Código de conducta y ética empresarial
Atalaya cuenta con un Código de Ética Empresarial que establece los principios que deben seguir los empleados en el trato con clientes y acreedores, así como con las administraciones gubernamentales, la sociedad en general y el resto de y empleados de la compañía, directivos y consejeros.
Políticas corporativas
- Shareholder Communication Policy
- Continuous Disclosure Policy
- Risk Management Policy
- Share Dealing Code
- Community Relations Policy
- Whistleblower Policy
- Anti-Bribery and Anti-Corruption Policy
- MAR Compliance Policy
- Prevention of Modern Slavery Policy
- Prevention of Modern Slavery Statement
- Supplier Payment Policy
- Board Diversity Policy
- Sustainability Policy
Debido a la naturaleza de la actividad minera de Atalaya, el Grupo está sujeto a riesgos que podrían afectar a sus resultados operativos futuros, con la consecuente diferencia entre estos y las previsiones emitidas al respecto de Atalaya.
Por ello, la empresa cuenta con una Política de Gestión de Riesgos, cuyo objetivo es ayudar a la compañía a establecer un sistema eficaz de control de riesgos y control interno. De acuerdo con esta, se realizan evaluaciones de los principales riesgos, los cuales se clasifican en cuatro categorías principales:
Además, el Grupo ha adoptado una política de gestión de riesgos financieros que establece principios clave en la gestión de su exposición a este tipo de riesgos. El objetivo de la política es apoyar el cumplimiento de los objetivos financieros del Grupo y al mismo tiempo proteger la seguridad financiera futura. La dirección del Grupo supervisa la gestión de los riesgos financieros con el apoyo del Comité de Auditoría y Riesgos Financieros.
Riesgos ASG
Más allá de estos, la empresa también está expuesta a otro tipo de riesgos relacionados con áreas no financieras. Estos son identificados por las diferentes áreas de la compañía, las cuales definen medidas de mitigación específicas que forman parte de su sistema de gestión.
FIND OUT MORE SUSTAINABILITY REPORT, PAGE 50Políticas corporativas
- Shareholder Communication Policy
- Continuous Disclosure Policy
- Risk Management Policy
- Share Dealing Code
- Community Relations Policy
- Whistleblower Policy
- Anti-Bribery and Anti-Corruption Policy
- MAR Compliance Policy
- Prevention of Modern Slavery Policy
- Prevention of Modern Slavery Statement
- Supplier Payment Policy
- Board Diversity Policy
- Sustainability Policy
Políticas de la Mina de Riotinto
Teniendo en cuenta la exigencia de aplicar un código de gobierno corporativo reconocido, el Consejo de Administración ha llevado a cabo una revisión tanto de las disposiciones del Código UKCG como del Código de Análisis Cualitativo Comparado (el “Código QCA”) para evaluar qué código de gobierno corporativo es más apropiado. El Consejo de Administración concluyó que sería apropiado aplicar e informar según el Código QCA, que ha sido diseñado para pequeñas y medianas empresas y que ha sido adoptado por muchas empresas que cotizan en LSE.
El Consejo de Administración evaluará la aplicación del Código QCA anualmente y publicará su grado de cumplimiento en su informe y cuentas anuales. Como parte de la revisión anual, el Consejo de Administración considerará si sigue siendo apropiado aplicar el Código QCA.
La siguiente tabla resume los principios de QCA y la respuesta de Atalaya. Para conocer los principios 1, 4, 5 y 6 del Código QCA, consulte la declaración en el informe anual de la compañía.
2. Buscar comprender y satisfacer las necesidades y expectativas de los accionistas.
Aplicación
Los consejeros deben desarrollar una buena comprensión de las necesidades y expectativas de todos los elementos de la base accionarial de la compañía.
El Consejo debe gestionar las expectativas de los accionistas y debe tratar de comprender las motivaciones detrás de sus decisiones de voto.
La respuesta de Atalaya
Atalaya ha establecido canales para comprender y satisfacer las necesidades y expectativas de sus accionistas, y para asegurarse de que estén informados de las futuras decisiones de la Dirección.
La compañía interactúa y se comunica activamente con sus accionistas, principalmente a través de sus relaciones con inversores, asesores de relaciones públicas, agentes de Bolsa, agentes depositarios y de transferencias.
Según exige la Regla 26 del AIM, la web de la compañía incluye información de contacto para garantizar que mantiene abiertos sus canales de comunicación. Atalaya fomenta este tipo de interacción y realiza presentaciones cuando se publican sus resultados parciales y finales, así como periódicamente durante el año. Todos los cambios significativos se comunican a través de la web y de las presentaciones corporativas, también disponibles en la web. Cualquier inquietud significativa planteada por un accionista en relación con la compañía y sus asuntos se comunica al Consejo. Se ha habilitado una dirección de correo electrónico(Info@atalayamining.com) a la que tienen acceso los directivos y el secretario de la empresa, así como el departamento de Relaciones Públicas.
3. Ampliar la atención a las partes interesadas y las responsabilidades sociales y sus implicaciones para el éxito a largo plazo
Application
El éxito a largo plazo depende de las buenas relaciones con una variada gama de partes interesadas, tanto internas (personal) como externas (proveedores, clientes, reguladores y otros). El Consejo trabaja para identificar a los grupos de interés de la compañía y sus necesidades, intereses y expectativas. Estos asuntos deben integrarse en la estrategia y el modelo de negocio de la Compañía ya que puedan afectar a la capacidad de generar valor para los accionistas a medio y largo plazo, en relación con el impacto en la sociedad, las localidades vecinas a la operación, o el medio ambiente.
La retroalimentación es una parte esencial de todos los mecanismos de control. Es necesario contar con sistemas para solicitar, considerar y actuar en base a la retroalimentación de todas las partes interesadas.
La respuesta de Atalaya
- El modelo de negocio de Atalaya consiste en la creación de valor a través de la excelencia operativa y de desarrollo. Abarca toda la cadena de valor y se basa en:
- La importancia de las personas. Existen departamentos dedicados a la seguridad, salud, medio ambiente y protección de los empleados y la población del entorno.
- Desempeño operativo. Los departamentos operativos se centran en mejorar el rendimiento del proceso, maximizar la capacidad de producción y gestionar los costes.
La búsqueda del crecimiento para todas las partes interesadas. Los departamentos corporativo y financiero se centran en crear valor para los accionistas, promover oportunidades de crecimiento y generar ingresos.
La Compañía obtiene retroalimentación de los grupos de interés e incorpora las mejoras que solicitan los accionistas y se aprueban internamente.
Como resultado de este intercambio de información se han implementado medidas como la publicación de Informes Anuales y Circulares para los accionistas e información relevante para la Junta General de Accionistas.
7. Evaluar el desempeño del Consejo de Administración basándose en objetivos claros y relevantes, buscando la mejora continua
Aplicación
El Consejo de Administración debe revisar periódicamente su eficacia, la de sus comités y la de cada uno de los consejeros.
La revisión del desempeño del Consejo puede llevarse a cabo internamente, y en ocasiones de forma externa. La revisión debe identificar las necesidades de desarrollo o asesoría de los consejeros individuales y de la cúpula directiva en general.
Es conveniente que los miembros del Consejo se renueven periódicamente. Planificar la sucesión es una tarea vital. Ningún miembro del Consejo debe volverse indispensable.
La respuesta de Atalaya
El Consejo considera fundamental la evaluación del desempeño propio y de los altos ejecutivos para establecer una cultura de transparencia y responsabilidad. Con la colaboración del Comité de Remuneración, Nombramientos y Gestión, se comprueba periódicamente si los consejeros mantienen las habilidades y conocimientos necesarios para cumplir con sus obligaciones, incluso a través de programas de formación continua. También se evalúa el desempeño del Consejo, de cada uno de sus comités y de cada uno de los consejeros.
Se realizará una evaluación y revisión del desempeño al menos una vez al año.
Revisión anual de los estatutos y políticas de Atalaya
Los directivos revisarán los Estatutos y Políticas de la Compañía y propondrán cambios al Consejo de Administración cada tercer trimestre. Las versiones actualizadas se compartirán por correo electrónico y todos los cambios principales propuestos se presentarán en una reunión del Consejo, seguido de una aprobación formal de todos los documentos.
Revisión anual del desempeño de los comités de Atalaya
Cada uno de los presidentes de los Comités de Atalaya solicita una evaluación de desempeño al menos una vez al año. La revisión de desempeño incluye analizar los siguientes asuntos para determinar:
(i) si el Comité está cumpliendo adecuadamente con sus responsabilidades
(ii) si el Consejo se mantiene adecuadamente actualizado sobre los asuntos del comité
(iii) si el Comité logra el equilibrio adecuado entre apoyar y supervisar al equipo directivo y no inmiscuirse en las tareas ejecutivas
(iv) si hay áreas específicas que serán Cubiertas por el comité durante los siguientes 12 meses.
Revisión anual del desempeño de la Dirección de Atalaya
El Consejo, con la asistencia del Comité de Remuneración, Nombramientos y Gestión, dirige y revisa periódicamente la planificación de la sucesión del presidente del Consejo, el director general y el resto de la dirección de la compañía.
La revisión se basa en una serie de objetivos establecidos por el Consejo. Los objetivos se basan en los requisitos corporativos y las áreas de mejora identificadas en revisiones anteriores.
El presidente proporciona al director general retroalimentación confidencial sobre su desempeño y el del resto de los directivos. Esta retroalimentación se utiliza para crear un plan de desarrollo para la Dirección.
8. Promover una cultura corporativa basada en valores y comportamientos éticos.
Aplicación
El Consejo de Administración debe encarnar y promover una cultura corporativa basada en valores y comportamientos éticos sólidos y utilizarla como un activo y una fuente de ventaja competitiva.
La política fijada por el Consejo debe ser visible en las actuaciones y decisiones del consejero delegado y del resto del equipo directivo. Los valores corporativos deben guiar los objetivos y la estrategia de la compañía.
La cultura debe ser visible en todos los aspectos del negocio, incluidos contratación, nombramientos, formación y compromiso. El sistema de desempeño y recompensa debe respaldar los comportamientos éticos requeridos en todos los niveles de la compañía.
La cultura corporativa debe ser reconocible a través de las publicaciones en el informe anual, la página web y cualquier otra declaración emitida por la compañía.
La respuesta de Atalaya
El personal de Atalaya está comprometido a mantener este Código de Ética y Conducta Empresarial (el “Código de Conducta”). Corresponde a cada individuo cumplir con el Código de Conducta, haciéndose responsable de este cumplimiento.
Cuando a un miembro del personal le preocupa que se haya producido una violación de este Código de Conducta, puede informar de buena fe de acuerdo con la Política de denuncia de irregularidades de la empresa. Los informes pueden realizarse de forma anónima, aunque quedarán registrados para investigar los hechos. Nadie que denuncie estará sujeto a ningún tipo de amonestación.
El consejero delegado reconocerá por escrito que todo el personal ha leído y comprendido el Código de Conducta y se compromete a respetarlo en el momento de la contratación y a certificar anualmente a partir de entonces, antes del final del primer trimestre fiscal de cada año, que se ha cumplido con este.
El consejero delegado confirmará por escrito al Consejo de Administración y al Comité de Remuneración, Nombramientos y Gestión, que se han obtenido estas certificaciones y cuáles han sido sus resultados Las medidas disciplinarias que pueden imponerse por violaciones de este Código de Conducta y otras políticas y procedimientos de la Compañía o leyes, reglas y regulaciones aplicables incluyen, entre otras, asesoramiento, amonestaciones verbales o escritas, advertencias, suspensión de empleo y sueldo, degradación, reducción de salario, despido o restitución, y puede dar lugar a acciones civiles o penales contra el miembro del personal o cualquier otra parte involucrada.
9. Mantener estructuras y procesos de gestión que sean adecuados para su propósito y respalden la buena toma de decisiones por parte del Consejo
Aplicación
La sociedad deberá mantener estructuras y procesos de gobierno alineados con su cultura corporativa y adecuados a su:
- tamaño y complejidad
- capacidad, interés y tolerancia al riesgo.
Las estructuras de gestión deben evolucionar en paralelo a sus objetivos, estrategia y modelo de negocio para reflejar el desarrollo de la compañía.
La respuesta de Atalaya
El Consejo tiene el deber de supervisar la gestión de los negocios y asuntos de Atalaya. El Consejo, directamente y a través de su presidente, facilita orientación a la Dirección.
El Consejo tiene la responsabilidad última del éxito de las operaciones de la compañía. El Consejo de Administración debe garantizar que la Dirección cuente con procesos adecuados para la planificación estratégica y evaluación de riesgos, gestión y controles internos y debe supervisar el desempeño. El Consejo también debe garantizar que se cumpla con todas las obligaciones contractuales, reglamentarias y otras obligaciones legales, incluidos los requisitos de cualquier organismo regulador.
Las funciones y responsabilidades de personas clave como el presidente, el consejero delegado, el director financiero y el secretario de la compañía se describen a continuación:
El presidente es considerado el consejero «líder» y utiliza su experiencia, habilidades y capacidades de liderazgo para facilitar los procesos de gestión. El presidente es seleccionado en función de su experiencia, habilidades y capacidades de liderazgo reconocidas por el Consejo de Administración. Algunas de sus principales funciones son:
- Garantizar que las decisiones del Consejo de Administración se implementen adecuadamente.
- Asegurar que el Consejo de Administración se comporte de acuerdo con el Código de Conducta.
El consejero delegado es el responsable de conseguir los objetivos y de la visión de futuro de la compañía, de acuerdo con las estrategias, políticas, programas y requisitos de desempeño aprobados por el Consejo. Él / ella reporta directamente al Consejo.
El objetivo principal del consejero delegado es garantizar el éxito continuo de la empresa, al ser la persona responsable de su gestión y desarrollo. Algunas de sus funciones son:
- Desarrollar, implementar y monitorizar los planes estratégicos y financieros de la compañía a corto, medio y largo plazo, conjuntamente con el Consejo.
- Evaluar las oportunidades de negocio potencialmente beneficiosas.
El director financiero es responsable del rendimiento financiero de la empresa y sus responsabilidades incluyen:
- Preparar con diligencia, habilidad y buena fe la información financiera, garantizando que sea precisa, oportuna y represente de forma veraz y justa el rendimiento financiero de la compañía, cumpliendo con todos los requisitos legales.
- Mantener la transparencia en la preparación y entrega de la información financiera a usuarios internos y externos.
El secretario de la compañía está encargado de facilitar los procesos de gobierno corporativo y tiene la responsabilidad principal de garantizar que los procesos y procedimientos del Consejo se ejecuten de manera eficiente y efectiva. El secretario es responsable ante el Consejo de Administración, a través del presidente, de todas las cuestiones de gestión y reporta directamente al presidente como representante del Consejo.
Las funciones de los comités se describen a continuación:
Comité de Auditoría (“CA”). El objetivo del CA es supervisar, en nombre del Consejo de Atalaya, todos los aspectos materiales de información financiera, control y auditoría de la sociedad. El CA deberá informar al Consejo de las conclusiones de cada una de sus reuniones, presentando sus actas en la reunión del Consejo inmediatamente posterior a la reunión del CA, junto con sus recomendaciones. En resumen, el CA es responsable de ayudar al Consejo a supervisar la independencia de los auditores externos y cumplir con las responsabilidades estatutarias y fiduciarias de los Consejos de Administración. En concreto, los relacionados con la presentación de informes financieros, la revisión y evaluación del proceso de gestión de riesgos financieros y comerciales de la compañía, incluida la idoneidad del entorno general de control interno y los controles en áreas seleccionadas que representan riesgos significativos; así como la auditoría externa.
Comité de Remuneración, Nombramientos y Gobernanza (“CRNG”). El
CRNG tiene por objeto determinar y acordar con el Consejo el marco de remuneraciones del presidente y el consejero delegado, así como la composición del propio Consejo. La función principal del Comité es ayudar al Consejo en la determinación de la remuneración de los consejeros de Atalaya, revisar la remuneración y el desempeño del consejero delegado, aprobar la remuneración de los demás directivos de Atalaya según lo recomendado por el consejero delegado y aprobar la política retributiva de la sociedad en materia de incentivos base, a corto y largo plazo. También identificar a potenciales candidatos a convertirse en miembros del Consejo, evaluar el desempeño del Consejo, de los Comités del Consejo y de los consejeros individuales; y cumplir con las responsabilidades estatutarias y fiduciarias del Consejo con respecto a la integridad y el gobierno corporativo.
Comité de Riesgos Físicos (“CRF”). El CRF es responsable de revisar el cumplimiento de los estándares legales e industriales para el desempeño ambiental, la salud y seguridad en el trabajo del personal y el entorno influenciado por la empresa. Ha sido formado por el Consejo de Atalaya para supervisar en su nombre los riesgos de la compañía en cuestiones de seguridad, salud, medio ambiente y protección; gestión de riesgos físicos en toda la empresa; y cumplimiento de obligaciones legales y reglamentarias relacionadas con la seguridad, la salud y el medio ambiente.
10. Comunicar cómo es el gobierno y desempeño de Atalaya manteniendo un diálogo con los accionistas y otras partes relevantes.
Aplicación
A healthy dialogue should exist between the Board and all its stakeholders, including shareholders, to enable all interested parties to come to informed decisions about the Company. Appropriate commDebe existir un diálogo entre el Consejo y todos sus participantes, incluidos los accionistas, para permitir que los participantes tomen decisiones informadas sobre la compañía. También deben existir estructuras apropiadas de comunicación e información entre el Consejo y todos los componentes de su base accionarial. Esto ayudará a:
- Comunicar las opiniones de los accionistas al Consejo.
- Que los accionistas comprendan las circunstancias y limitaciones únicas a las que se enfrenta la empresa.
Debe quedar claro dónde se recogen estas prácticas de comunicación (informe anual o sitio web).
La respuesta de Atalaya
Los resultados de cada Junta General de Accionistas se comunican públicamente a través de los servicios de noticias y están disponibles en la web de Atalaya.
Los informes anuales históricos y los avisos de todas las asambleas generales anuales de los últimos cinco años también se pueden encontrar en la web.
El Consejo de Administración
El Consejo de Administración de Atalaya lidera y controla la compañía y es responsable de aprobar sus políticas y su estrategia. Celebra al menos ocho reuniones formales cada año natural. Aunque el Consejo recibe información adecuada y oportuna, los consejeros son libres de buscar cualquier información adicional que consideren necesaria. Todos los consejeros tienen acceso al asesoramiento del secretario y de profesionales independientes por cuenta de la empresa. Además, hay formación disponible para consejeros nuevos y vigentes según sea necesario. Algunas decisiones estratégicas y operativas de la compañía están reservadas exclusivamente al Consejo.
Hay dos categorías de consejeros. Los consejeros ejecutivos defienden la posición operativa del consejero delegado. Los consejeros no ejecutivos son independientes de la dirección y de cualquier negocio u otra relación que pueda interferir con el ejercicio de su juicio independiente. El Consejo revisa periódicamente los riesgos comerciales clave, incluidos los riesgos financieros derivados del desarrollo del negocio.
El presidente del Consejo es independiente. El presidente facilita los procesos de gobierno y es responsable, entre otras cosas, de presidir y garantizar la efectividad de las reuniones del Consejo, presidir todas las juntas generales de accionistas anuales y extraordinarias, garantizar la adecuada implementación de las decisiones del Consejo, garantizar que el Consejo se comporte de acuerdo con el Código de Conducta y Ética Empresarial de la compañía (el “Código de Conducta”) y garantizar que el proceso anual de evaluación del Consejo y de los consejeros se lleve a cabo. El presidente es el principal canal de comunicación y punto de contacto entre el Consejo y el consejero delegado. El presidente, previa consulta con el consejero delegado, aprobará o delegará la autoridad para aprobar los contenidos, incluidos los comunicados de inversores y accionistas, que tengan que presentarse en las bolsas de valores o que se presenten públicamente de acuerdo con las leyes de valores aplicables.
Los consejeros independientes celebran periódicamente reuniones formales y puntuales a las que no asisten los consejeros ejecutivos ni la dirección de la compañía. Además, para facilitar una discusión abierta y sincera entre los consejeros independientes, se les anima a hacer preguntas y solicitar a los consejeros no independientes y a los miembros de la dirección que se abstengan durante las discusiones sobre sus asuntos, y en los que estos consejeros no independientes puedan tener un potencial conflicto de intereses.
Mandato del Consejo
El Consejo dispone de unos estatutos que definen la composición, respectivas funciones, responsabilidades y permisos del Consejo (tanto individual como colectivamente) y de la Dirección para establecer la trayectoria, gestión y control de la organización. En resumen, las funciones y responsabilidades del Consejo son:
(i) Establecer los objetivos corporativos y la dirección estratégica de la empresa y monitorizar la aplicación de dicha estrategia
(ii) Elegir y delegar las competencias del Consejo y de los comités de dirección para garantizar la gestión de la compañía en el día a día
(iii) Identificar los riesgos inherentes al negocio y garantizar que existan sistemas efectivos de gestión de riesgos, cumplimiento y control interno
(iv) Verificar, revisar y garantizar el cumplimiento de los estándares en los controles internos, financieros, no financieros y comerciales, los sistemas de información y los procedimientos de seguridad de datos
(v) Revisar la eficacia del control interno y los procedimientos de control de la información y supervisar la situación y el desempeño operativo y financiero
(vi) Implementar estrategias efectivas de comunicación con los accionistas
(vii) Orientar el desarrollo de una cultura y sistema de valores apropiado a través del Código de Conducta y Ética Empresarial
(viii) Revisar el cumplimiento de las políticas y procedimientos informativos por parte de la Dirección
(ix) Revisar y aprobar las descripciones de los puestos, de los deberes y responsabilidades del presidente, de los presidentes de los comités, revisar los planes de sucesión y la idoneidad de los Estatutos del Consejo
Declaración de funciones
Presidente del Consejo
El presidente es el responsable de facilitar los procesos de gobierno.
Presidente del Comité de Auditoría y Gestión de Riesgos Financieros (“Comité de Auditoría”)
El presidente del Comité de Auditoría debe actuar como líder de este comité para ayudar al Consejo a cumplir con sus responsabilidades de control e información financiera hacia los accionistas de la compañía.
Presidente del Comité de Remuneración, Nombramientos y Gobernanza (“Comité de Remuneración”)
El presidente del Comité de Remuneración debe actuar como líder del Comité de Remuneración, entre otras cosas, evaluando la efectividad del Consejo y la gestión de la compañía, revisando y haciendo recomendaciones al Consejo en materia de remuneración de los consejeros y cúpula directiva, y proponiendo nuevos candidatos para su nombramiento en el Consejo y sus comités.
Presidente del Comité de Gestión de Riesgos Físicos
El presidente del Comité de Gestión de Riesgos Físicos debe actuar como líder de este Comité para ayudar al Consejo a supervisar todos los riesgos de la Compañía respecto a la prevención, la salud, el medio ambiente y las cuestiones de seguridad; la gestión de riesgos físicos y el cumplimiento de las obligaciones legales y reglamentarias relacionadas con la seguridad, la salud y el medio ambiente.
Consejero delegado
El consejero delegado, Alberto Lavandeira, es el responsable de alcanzar las metas y mantener en el tiempo la visión de la compañía, de acuerdo con las estrategias, políticas, programas y requisitos de desempeño aprobados por el Consejo.
Director financiero
El director financiero, César Sánchez, es el responsable de garantizar que las implicaciones, oportunidades y riesgos inmediatos y a largo plazo se tengan en cuenta en todas las decisiones comerciales importantes y sean consistentes con la estrategia financiera de la compañía.
Conducta empresarial ética
Al cumplir su mandato y aprobar las decisiones propuestas por la dirección, el Consejo garantiza que las medidas tomadas por la Dirección cumplen con las regulaciones de valores de Canadá y el Reino Unido y con la legislación aplicable. Los miembros del Consejo también son muy conscientes de su papel fiduciario, tanto con la compañía como con los individuales en su calidad de consejeros. Al ejercer sus funciones y cumplir con sus deberes, el Consejo debe actuar con honestidad y buena fe, con miras a los mejores intereses de la empresa, y ejercer el cuidado, diligencia y habilidad debidas.
El Consejo ha implementado un Código de Conducta para fomentar y promover una cultura de conducta comercial ética entre los consejeros, directivos y empleados de Atalaya. El Código de Conducta establece que los consejeros, directivos y empleados deben evitar conflictos entre sus intereses personales y los intereses de la compañía, o incluso la apariencia de conflicto entre dichos intereses. Si a un directivo o empleado le preocupa que esto pueda ocurrir, debe trasladarlo al secretario lo antes posible. Los directores deberán enviar por escrito los conflictos de intereses al Consejo o solicitar que se haga constar en el acta de la reunión del Consejo su naturaleza y el alcance.
El Consejo es responsable de revisar el Código de Conducta al menos una vez al año. El Comité de Remuneración es responsable de supervisar el cumplimiento del Código de Conducta, de revisar anualmente el propio proceso de supervisión y de revisar e investigar los informes que se realicen al respecto. Los nuevos consejeros reciben una copia del Código de Conducta como parte de su proceso de iniciación. Se puede obtener una copia previa solicitud por escrito al secretario de la compañía en 1, Lampousas Street, 1095 Nicosia, Chipre o por fax a +357 22421956.
Código sobre transacciones con acciones
Atalaya ha adoptado un código modelo para las transacciones con acciones de los consejeros apropiado para una compañía que cotiza en LSE. Los consejeros tienen la intención de cumplir con las Reglas 21 y 31 de las Reglas LSE sobre las transacciones de los consejeros, y tomarán todas las medidas razonables para garantizar el cumplimiento también por parte de los empleados relevantes de la compañía.
Comités del Consejo
Comité de Remuneración, Nombramientos y Gobernanza
El Comité de Remuneración es responsable, entre otras cosas, de determinar la remuneración de los consejeros, aprobar la remuneración de los directivos, aprobar la política de remuneración con respecto a los incentivos básicos, a corto y largo plazo, identificar candidatos potenciales para el Consejo, evaluar el desempeño del Consejo, los comités y los consejeros, y desarrollar el enfoque de la compañía en materia de gobierno corporativo. Para fomentar un proceso objetivo de nombramiento y remuneración, el Consejo promueve un debate abierto y sincero entre sus consejeros independientes. Si bien el Comité de Remuneración es responsable de identificar candidatos potenciales, en última instancia es todo el Consejo el responsable de nombrarlos. A pesar de que el comité no está compuesto enteramente por consejeros independientes, los consejeros no independientes también son consejeros no ejecutivos, por lo que se deduce que pueden ser objetivos en los debates sobre remuneración. Con el fin de promover un proceso objetivo para determinar la remuneración, el Consejo también pone a disposición del Comité de Remuneración consultores externos e independientes. Para promover un proceso de compensación objetivo y a medida que la compañía crezca en tamaño y complejidad, se llevarán a cabo comparaciones y evaluaciones comparativas con la industria para garantizar que la compensación sea acorde con el mercado en Canadá e internacional.
Al menos una vez al año, y previamente a la nominación o designación de potenciales candidatos, el Comité de Remuneración revisará las competencias, habilidades, experiencia y áreas de especialización del Consejo de manera individual y colectiva. En función de esta revisión, el Comité de Remuneración identificará la necesidad de incrementar alguna competencia, habilidad, experiencia o conocimientos y, en su caso, propondrá al Consejo candidatos potenciales para su nominación o nombramiento. El Consejo considerará si cada nuevo candidato puede dedicar suficiente tiempo y recursos a sus deberes como miembro del comité.
Comité de Gestión de Riesgos Físicos
El Comité de Gestión de Riesgos Físicos es responsable de supervisar todos los aspectos de los riesgos de la compañía en materia de seguridad, salud, medio ambiente y protección; gestión de riesgos físicos en toda la empresa; y cumplimiento de obligaciones legales y reglamentarias relacionadas con la seguridad, la salud y el medio ambiente. El Comité de Gestión de Riesgos Físicos también es responsable de garantizar que la Compañía tenga procesos adecuados para gestionar los riesgos de salud, seguridad, medio ambiente y protección y cumplir con importantes requisitos legales, éticos y reglamentarios.
Comité de Auditoría
Los estatutos establecen que el Comité de Auditoría tiene el propósito de supervisar todos los aspectos materiales sobre la información financiera, el control y la auditoría de la Compañía. El Comité de Auditoría es responsable, entre otras cosas, de (i) ayudar al Consejo a supervisar la independencia de los auditores externos y cumplir con las responsabilidades estatutarias y fiduciarias del Consejo relacionadas con la información financiera; (ii) Revisar y evaluar el proceso de gestión de riesgos comerciales y financieros de la compañía; (iii) auditoría externa; y (iv) gobierno corporativo e integridad. La información adicional sobre el Comité de Auditoría se incluye en el informe anual de la Compañía (presentado por última vez a finales del año 2013, ya que la compañía ha determinado que desde el 1 de enero de 2015 sea un emisor extranjero designado según se define en el Instrumento Nacional 71-102 (“NI 71-102”) – Información continua y otras exenciones relacionadas con emisiones extranjeras y sujetas a los requisitos regulatorios extranjeros de LSE, un mercado operado por la Bolsa de Valores de Londres. En consecuencia, la Compañía puede confiar en ciertas exenciones de las obligaciones de información continua impuestas por la legislación de valores canadiense según lo permitido por NI 71-102), bajo el título “Comité de Auditoría y Gestión de Riesgos Financieros” y se adjunta una copia del estatuto como Apéndice “A” del informe anual y en el sitio web de la Compañía.
Estatutos del Consejo
Los estatutos del Consejo definen las respectivas funciones, composición, responsabilidades y autoridades del Consejo, tanto individual como colectivamente, y de la Gerencia para establecer la dirección, gestión y control de la organización. Está disponible aquí.
Documentos
Audit and Financial Risk Committee (“AFRC”)
- Reviews and monitors financial statements.
- Reviews Company’s public disclosure of financial information.
- Reviews estimates and judgements that are material to reported financial information. Oversees the auditors’ arrangements and performance.
- Reviews internal and external risks of the Company.
Dr. Hussein Barma
(Chairman)
Mr. Roger Davey
Mr. Stephen Scott
Corporate Governance Nominating Compensation Committee (“CGNCC”)
- Reviews Directors’ compensation and performance.
- Reviews Corporate Governance of Atalaya and practices, independence, charter’s review, and structure.
- Compensation and performance of officers of Atalaya.
- Succession planning.
Mr. Stephen Scott
(Chairman)
Mr. Roger Davey
Dr. Hussein Barma
Mrs. Kate Harcourt
Physical Risk Committee (“PRC”)
- Oversees safety, health, environment and security matters of the Company.
- Oversees enterprise-wide physical risk management.
- Reviews compliance with legal and regulatory obligations relating to safety, health and the environment.
Mr. Neil Gregson
(Chairman)
Mr. Roger Davey
Mr. Stephen Scott
Code of business conduct and ethics
Atalaya counts on a Code of Business and Ethics which provides the principles that employees must follow when dealing with customers and creditors as well as with government administrations, the general community and the rest of directors, officers and employees of the Company.
Corporate policies
- Shareholder Communication Policy
- Continuous Disclosure Policy
- Risk Management Policy
- Share Dealing Code
- Community Relations Policy
- Whistleblower Policy
- Anti-Bribery and Anti-Corruption Policy
Owing to the nature of Atalaya’s business in the mining industry, the Group is subject to various risks that could materially impact its future operating results and could cause actual events to differ materially from those described in forward-looking statements relating to Atalaya.
Therefore, Atalaya has a Risk Management Policy, the objective of which is to assist the Company in establishing an effective system of risk control and internal control. Within the framework of the system, the Company conducts an assessment of its main risks, which are classified into four main categories:
- Strategic risks
- Commercial and financial risks
- Legal and regulatory risk
- Operational and external risks
Also, the Group has adopted a financial risk management policy which establishes key principles in managing its exposure to key financial risks. The objective of the policy is to support the delivery of the Group’s financial targets while protecting future financial security. The Group’s senior management oversees the management of financial risks with the support of the Audit and Financial Risk Committee.
ESG Risks
Beyond these risks, the Company is also exposed to other types of risks related to non-financial areas. These risks are identified by different business areas which define specific mitigation measures that are included in its management system.
FIND OUT MORE SUSTAINABILITY REPORT, PAGE 39Corporate policies
- Sustainability Policy
- Shareholder Communication Policy
- Continuous Disclosure Policy
- Risk Management Policy
- Share Dealing Code
- Community Relations Policy
- Whistleblower Policy
- Anti-Bribery and Anti-Corruption Policy
Riotinto Mine policies
- Environmental policy
- Occupational health and safety policy
- Quality policy
- Quality policyShare Dealing Code
- Major accident prevention policy
- Compliance policy
In the light of the requirement to apply a recognised corporate governance code, the Board has undertaken a review of both the provisions of the UKCG Code and the QCA Corporate Governance Code (the «QCA Code») to assess which corporate governance code is appropriate for the Company to apply at this stage in its development. The Board has concluded that it would be appropriate for it to apply and report against the QCA Code, which has been designed for small to mid-sized companies and which has been adopted by many AIM listed companies.
The Board will assess its compliance with the QCA Code on an annual basis and publish the status of compliance in its annual report and accounts. As part of the annual review, the Board will consider whether it continues to remain appropriate to apply the QCA Code.
The following table summarises the QCA principles and Atalaya’s response. For principles 1, 4, 5 and 6 of the QCA Code, refer to the disclosure in the Company’s annual report.
2. Seek to understand and meet shareholder needs and expectations
Application
Directors must develop a good understanding of the needs and expectations of all elements of the Company’s shareholder base.
The Board must manage shareholder expectations and should seek to understand the motivations behind their voting decisions.
Atalaya’s response
The Company has established channels to understand and meet the needs and expectations of its shareholders, and to ensure that they are informed of Management’s future decisions.
The Company actively engages and communicates with its shareholders. It predominantly does this through Investor Relations, Public Relations advisors, Brokers, depositary and transfer agents.
As required by AIM Rule 26, the Company’s website includes contact details to ensure that it maintains open channels of communications and feedback.
The Company encourages this type of interaction and posts presentations when the interim and final results are published, as well as periodically throughout the year. All significant changes are communicated through the Company’s website and Corporate Presentations, available on the website.Any significant concerns raised by a shareholder in relation to the Company and its affairs are communicated to the Board. The Company has an email address (Info@atalayamining.com) which is read by the Company’s Officers, Internal PR and Company’s Secretary.
3. Take into account wider stakeholder and social responsibilities and their implications for long-term success
Application
Long-term success relies upon good relations with a range of different stakeholder groups both internal (workforce) and external (suppliers, customers, regulators and others). The Board works to identify the Company’s stakeholders and their needs, interests and expectations. Where matters have the potential to affect the Company’s ability to deliver shareholders value over the medium to long-term, in relation to the Company’s impact on society, the communities within which it operates or the environment, then those matters must be integrated into the Company’s strategy and business model.
Feedback is an essential part of all control mechanisms. Systems need to be in place to solicit, consider and act on feedback from all stakeholder groups.
Atalaya’s response
- The business model of Atalaya is founded upon creating value through operational and development excellence. It spans the full mining value chain and is based upon:
- The importance of people. The Company operates departments for the safety, health, environment and security of its employees and people of the region.
- Operational yield. Operating departments focus on improving the performance of the process, maximising production capacity and managing costs.
The pursuit of growth for all stakeholders. Finance and corporate departments focus on creating value for shareholders, creating growth opportunities and generating free cash flow.
The Company obtains feedback from stakeholders and incorporates improvements which are requested by shareholders and approved internally.
As a result of the feedback received, the Company has implemented several actions, including posting Annual Reports and Circulars to shareholders and information relevant to the Annual General Meeting («AGM»).
7. Evaluating Board performance based on clear and relevant objectives, seeking continuous improvement
Application
The Board should regularly review its efficacy, as well as that of its committees and the individual directors.
The Board performance review may be carried out internally or ideally, externally from time to time. The review should identify developmental or mentoring needs of individual directors and / or the wider senior Management team.
It is healthy for membership of the Board to be periodically refreshed. Succession planning is a vital task for Boards. No member of the Board should become indispensable.
Atalaya’s response
The Board considers the evaluation of its own and senior executive performance as fundamental to establishing a culture of transparency and accountability. With the assistance of the Corporate Governance, Nomination and Compensation Committee, the Board periodically considers how directors maintain the skill and knowledge necessary to meet their obligations, including through continuing education programmes. The performance of the Board, each of its committees and each of the Directors is also evaluated.
A performance evaluation and review is to be conducted at least once a year.
Annual review for Atalaya’s charters and policies
Officers of the Company will review the Charters and Policies of the Company and propose changes to the Board of Directors every third quarter. The updated versions will be shared by email, with all main changes proposed to be presented in a Board meeting, followed by a formal approval of all documents.
Annual performance review for Atalaya’s committees
Each of Atalaya’s Committees Chairs requests a performance review at least once a year. The performance review includes discussion on the following matters to determine:
(i) if the committee is properly fulfilling its responsibilities
(ii) if the Board is kept properly updated on matters within the committee;
(iii) if the committee strikes the right balance between supporting and overseeing the Management team and not overstepping into executive territory;
(iv) if there are specific areas to be covered by the committee over the next 12 months.
Annual performance review for Atalaya’s Management
The Board, with the assistance of the Corporate Governance Nominating Compensation Committee manages and periodically reviews succession plans for the Chairman of the Board, the CEO and senior Management of the Company.
The review is based on a number of goals established by the Board. The goals are based on corporate requirements and any areas for improvement identified in previous reviews.
The Chairman provides the CEO with confidential feedback on his or her performance and the rest of the Officers. This feedback is used to create a development plan for Management.
8. Promote a corporate culture that is based on ethical values and behaviours
Application
The Board should embody and promote a corporate culture that is based on sound ethical values and behaviours and use it as an asset and a source of competitive advantage.
The policy set by the Board should be visible in the actions and decisions of the CEO and the rest of the Management team. Corporate values should guide the objectives and strategy of the Company.
The culture should be visible in every aspect of the business, including recruitment, nominations, training and engagement. The performance and reward system should endorse the desired ethical behaviours across all levels of the Company.
The corporate culture should be recognisable throughout the disclosures in the annual report, website and any other statements issued by the Company.
Atalaya’s response
The staff of the Company are committed to implementing this Code of Business Conduct and Ethics (the “Code of Conduct”). It is up to each individual to comply with the Code of Conduct and he or she will be accountable for such compliance.
Where a staff member is concerned that there has been a violation of this Code of Conduct, it can be reported in good faith in accordance with the Company’s Whistleblower Policy. While records of such reports will be kept by the Company for the purposes of the investigation, the reports may be made anonymously. No one making such a report will be subject to any form of reprimand.
The CEO will acknowledges in writing that all staff have read and understood the Code of Conduct and agrees to abide by it at the time of engagement and certify annually thereafter, before the end of the first fiscal quarter of each year, that they have complied with it.
The CEO will provide written confirmation to the Board of Directors and the Corporate Governance, Nominating and Compensation Committee that such certifications have been obtained, and summarising the results thereof.
The disciplinary measures that may be imposed for violations of this Code of Conduct and other policies and procedures of the Company or applicable laws, rules and regulations include, but are not limited to, counselling, verbal or written reprimands, warnings, suspension without pay, demotion, reduction in salary, termination of employment or restitution and may lead to civil or criminal actions against the staff member or any other party involved.
9. Maintain governance structures and processes that are fit for purpose and support good decision-making by the Board
Application
The Company should maintain governance structures and processes in line with its corporate culture and appropriate to its:
- size and complexity; and
- capacity, appetite and tolerance for risk.
The governance structures should evolve over time in parallel with its objectives, strategy and business model to reflect the development of the Company.
Atalaya’s response
The Board has a duty to supervise the Management of the business and affairs of the Company. The Board, directly and through its Chairman provides direction to senior Management.
The Board has the ultimate responsibility for the successful operations of the Company. The Board must ensure that Management has appropriate processes in place for strategic planning and risk assessment, Management and internal controls, and it must monitor performance against pre-defined benchmarks. The Board must also ensure that the Company complies with all contractual, statutory and other legal obligations, including the requirements of any regulatory body.
The roles and responsibilities of key persons such as the Chairman, CEO, CFO and the Company Secretary are described below:
The Chairman is considered the «lead» director and utilises his / her experience, skills and leadership abilities to facilitate the governance processes. The Chairman is selected based on relevant experience, skill and leadership abilities as recognised by the Board. Some of his / her main duties are to:
- Ensure that the decisions of the Board are implemented properly.
- Ensure that the Board behaves in accordance with the Company’s Code of Conduct.
The CEO is responsible for the attainment of the Company’s goals and vision for the future, in accordance with the strategies, policies, programmes and performance requirements approved by the Board. He / she reports directly to the Board.
The CEO’s primary objective is to ensure the ongoing success of the Company through being responsible for all aspects of the Management and development of the Company. Some of his / her duties are:
- Develop with the Board, implement and monitor the short, medium, and long-term strategic and financial plans for the Company.
- Assess business opportunities of potential benefit to the Company.
The CFO is responsible for the financial performance of the Company and his / her responsibilities include:
- Exercising diligence, skill and good faith in the preparation of financial information and ensure that such information is accurate, timely and represents a true and fair view of the financial performance and condition of the Company and complies with all relevant legislative requirements;
- Maintaining transparency in the preparation and delivery of financial information to both internal and external users.
The Company Secretary is charged with facilitating the Company’s corporate governance processes and holds primary responsibility for ensuring that the Board processes and procedures run efficiently and effectively. The Company Secretary is accountable to the Board, through the Chairman, on all governance matters and reports directly to the Chairman as the representative of the Board.
The roles of the committees are described as the following:
Audit and Financial Risk Committee (“AFRC”). The purpose of the AFRC is to oversee all material aspects of the Company’s financial reporting, control and audit functions. The AFRC has been formed by the Board of Atalaya to act on behalf of the Board in overseeing all material aspects of the Company’s financial reporting, control and audit functions. The AFRC shall report a summary of the findings of each AFRC meeting to the Board. The Minutes are to be tabled at the Board meeting which immediately follows the AFRC meeting along with any recommendations of the AFRC. In summary, the AFRC is responsible for assisting the Board in overseeing the independence of the external auditors and fulfilling the Boards’ statutory and fiduciary responsibilities relating to: financial reporting, reviewing and assessing the Company’s business and financial risk Management process, including the adequacy of the overall internal control environment and controls in selected areas representing significant risk, and external audit.
Corporate Governance Nominating Compensation Committee (“CGNCC”). The purpose of the CGNCC is to determine and agree with the Board the framework or broad policy for the remuneration of the Company’s chairperson and the executive directors as well as the composition of the Board itself. The primary function of the Committee is to assist the Board in: determining the compensation of the Directors of Atalaya; reviewing the compensation and performance of the CEO; approving the compensation of the other officers of Atalaya as recommended by the CEO; approving the Company’s compensation policy as regards base, short-term and long-term incentivisation; identifying potential candidates to become members of the Board; evaluating the performance of the Board, Committees of the Board and individual directors; and fulfilling the Board´s statutory and fiduciary responsibilities with respect to corporate governance and integrity.
Physical Risk Committee (“PRC”). The PRC is responsible for reviewing the compliance with regulatory and industry standards for environmental performance and occupational health and safety of personnel and the communities affected by the Company. The PRC has been formed by the Board of Atalaya to act on behalf of the Board in overseeing all aspects of the Company’s risks with regards to: safety, health, environment and security matters; enterprise-wide physical risk Management; and compliance with legal and regulatory obligations relating to safety, health, and environment.
10. Communicate how the Company is governed and is performing by maintaining a dialogue with shareholders and other relevant stakeholders
Application
A healthy dialogue should exist between the Board and all its stakeholders, including shareholders, to enable all interested parties to come to informed decisions about the Company. Appropriate communication and reporting structures should exist between the Board and all constituent parts of its shareholder base. This will assist:
- the communication of shareholders’ views to the Board; and
- the shareholders’ understanding of the unique circumstances and constraints faced by the Company.
It should be clear where these communication practices are described (annual report or website).
Atalaya’s response
Results of every AGM are publicly disclosed via RNS and available on the Company’s website.
Historic annual reports and notices of all AGMs for the last five years may also be found on the website.
The Board of Directors
Atalaya supports the concept of an effective Board leading and controlling the Company. The Board is responsible for approving Company policy and strategy. The Board holds at least eight formal meetings each calendar year. While the Board is supplied with appropriate and timely information, the Directors are free to seek any further information they consider necessary. All Directors have access to advice from the Company Secretary and independent professionals at the Company’s expense. In addition, training is available for new and current Directors as necessary. A number of the Company’s key strategic and operational decisions are reserved exclusively for the Board.
The Board consists of two categories of Directors. One comprises the executive director who holds the operating position of the Chief Executive Officer in the Company. The other category comprises non-executive Directors, all of whom are independent of management and are independent of any business or other relationship that could interfere with the exercise of their independent judgement. The Board regularly reviews key business risks, including financial risks facing the Company in the operation of its business.
The Chairman of the Board is independent. The Chairman facilitates the governance processes and is responsible for, among other things, chairing and ensuring the effectiveness of Board meetings, chairing all annual and extraordinary general meetings, ensuring the proper implementation of the decisions of the Board, ensuring that the Board behaves in accordance with the Company’s Code of Business Conduct and Ethics (the “Code of Conduct”), and ensuring that the annual process of Board and director evaluation is conducted. The Chairman is the primary channel of communication and point of contact between the Board and the Chief Executive Officer. In consultation with the Chief Executive Officer, the Chairman will approve or delegate authority for the approval of all materials, including investor and shareholder releases, to be submitted to any stock exchange or publicly filed in accordance with applicable securities laws.
The independent directors regularly hold formal and ad-hoc meetings at which the Company’s executive directors and members of management are not in attendance. In addition, to facilitate open and candid discussion among the Company’s independent directors, the independent directors are encouraged to ask questions and to request non-independent directors and members of management to recuse themselves during discussions on related matters and in respect of matters where such non-independent directors may have a potential conflict of interest.
Board Mandate
The Board has adopted a comprehensive written charter in which it defines the respective roles, composition, responsibilities and authorities of the Board, both individually and collectively, and of management in setting the direction, management and control of the organisation. In summary, the roles and responsibilities of the Board are to:
(i) Set corporate objectives and the strategic direction of the Company and monitor the implementation of such strategy;
(ii) Appoint and delegate appropriate powers to management and Board committees to ensure effective day-to-day management of the Company’s business;
(iii) Identify risks inherent in the Company’s business and ensure effective risk management, compliance and internal control systems are in place;
(iv) Verify, review and ensure compliance with appropriate standards with respect to internal, financial, non-financial and business controls, information systems and data security procedures;
(v) Review the effectiveness of internal control and disclosure control procedures and monitor operational and financial position and performance;
(vi) Implement effective shareholder communications strategies;
(vii) Guide the development of an appropriate culture and value system for the Company through The Code of Business Conduct and Ethics;
(viii) Review management’s compliance with the Company’s disclosure policies and procedures; and
(ix) Review and approve position descriptions of the duties and responsibilities of the Chairman, Board committee chairs, review succession plans and the adequacy of the Board Charter.
Role Statements
Chairman of the Board
The Board has developed a role statement for the Chairman, who is responsible for facilitating the governance processes.
Chairman of the Audit and Financial Risk Management Committee (“Audit Committee”)
The Board has developed a role statement for the Chairman of the Audit Committee, who is responsible for acting as leader of the Audit Committee in assisting the Board in fulfilling its financial reporting and control responsibilities to the shareholder of the Company.
Chairman of the Corporate Governance, Nominating and Compensation Committee (“Compensation Committee”)
The Board has developed a role statement for the Chairman of the Compensation Committee, who is responsible for acting as leader of the Compensation Committee in, among other things, assessing the effectiveness of the Board and the Company’s governance, reviewing and making recommendations to the Board with respect to compensation for directors and senior management, and proposing new nominees for appointment to the Board and their committees.
Chairman of the Physical Risk Management Committee
The Board has developed a role statement for the Chairman of the Physical Risk Management Committee, who is responsible for acting as leader of the Physical Risk Management Committee in assisting the Board in overseeing all aspects of the Company’s risks with regards to safety, health, environment and security matters; enterprise-wide physical risk management; and compliance with legal and regulatory obligations relating to safety, health and environment.
Chief Executive Officer
The Chief Executive Officer of the Company is Mr. Lavandeira. The Board has developed a role statement for the Chief Executive Officer, who is responsible for the attainment of the Company’s goals and vision for the future, in accordance with the strategies, policies, programmes and performance requirements approved by the Board.
Chief Financial Officer
The Chief Financial Officer of the Company is Mr. Cesar Sanchez. The Board has developed a role statement for the Chief Financial Officer, who is responsible for ensuring that the immediate and longer term implications, opportunities and risks are considered for all material business decisions and are consistent with the Company’s financial strategy.
Ethical Business Conduct
In fulfilling its mandate and approving various decisions put forth by management, the Board ensures that the measures taken by management comply with Canadian and United Kingdom securities regulations and other applicable legislation. Members of the Board are also keenly aware of their fiduciary role with the Company as well as their individual fiduciary duties in their capacity as directors. In exercising their powers and discharging their duties, the Board is required to act honestly and in good faith with a view to the best interests of the Company, and to exercise the care, diligence and skill that a reasonably prudent person would exercise in comparable circumstances.
The Board has implemented a Code of Conduct to encourage and promote a culture of ethical business conduct amongst the directors, officers and employees of the Company. The Code of Conduct provides that directors, officers and employees must avoid conflicts between personal interests and the interests of the Company, or even the semblance of such interests. Where an officer or employee is concerned that there may be a conflict of interest, it should be discussed with the Company Secretary as soon as possible. Directors of the Company shall disclose in writing conflicts of interest to the Board or request to have entered in the minutes of meeting of the Board the nature and extent of such interest.
The Board is responsible for reviewing the Code of Conduct at least annually. The Compensation Committee is responsible for overseeing compliance with the Code of Conduct, for reviewing on an annual basis, the process by which the Code is administered and for reviewing and investigating reports that are made pursuant to the Code of Conduct. All new directors are provided with a copy of the Code of Conduct as part of their induction process. A copy of the Code of Conduct may be obtained from the Company upon request in writing to the Company Secretary at 1, Lampousas Street, 1095 Nicosia, Cyprus or by fax to +357 22421956.
Code on Dealings in Shares
The Company has adopted a model code for Directors’ dealings in shares that is appropriate for an AIM listed company. The Directors intend to comply with Rules 21 and 31 of the AIM Rules relating to Directors’ dealings and will take all reasonable steps to ensure compliance by the Company’s applicable employees as well.
Board Committees
Corporate Governance, Nominating and Compensation Committee
The Compensation Committee is responsible for, among other things, determining director compensation, approving officer compensation, approving the Company’s compensation policy with respect to base, short-term and long-term incentives, identifying potential candidates for the Board, evaluating the performance of the Board, committees and directors, and developing the Company’s approach to corporate governance. To encourage an objective nomination and compensation process, the Board promotes open and candid discussion among its independent directors. While the Compensation Committee is responsible for identifying potential candidates, ultimately it is the entire Board that is responsible for the nomination of directors. Despite the fact that the committee is not composed entirely of independent directors, the non-independent directors are also non-executive directors therefore are determined to be capable of exercising objectivity in compensation discussions. In order to promote an objective process for determining compensation, the Board also makes external and independent consultants available to the Compensation Committee. In order to promote an objective compensation process and as the Company grows in size and complexity, the Company will conduct industry comparisons and bench-marking to ensure that compensation is aligned with reference to the market in Canada and internationally.
At least annually, and prior to the nomination or appointment of potential candidates, the Compensation Committee reviews the competencies, skills, experience and areas of expertise of the Board on an individual and collective basis. Based on this review, the Compensation Committee shall identify areas where additional competency, skill, experience or expertise would be of benefit to the Company. As required, the Compensation Committee shall identify and, if advisable, recommend to the Board for approval, potential candidates for nomination or appointment to the Board having regard to the results of their review. The Board will consider whether or not each new nominee can devote sufficient time and resources to his or her duties as a committee member.
Physical Risk Management Committee
The Physical Risk Management Committee is responsible for overseeing all aspects of the Company’s risks with regards to safety, health, environment and security matters; enterprise-wide physical risk management; and compliance with legal and regulatory obligations relating to safety, health and environment. The Physical Risk Management Committee is also responsible for ensuring that the Company has adequate processes for managing health, safety, environmental and security risks and complying with significant legal, ethical and regulatory requirements.
Audit and Financial Risk Management Committee
The Audit Committee has adopted a written charter setting out its purpose, which is to oversee all material aspects of the Company’s financial reporting, control and audit functions. The Audit Committee is responsible for, among other things, (i) assisting the Board in overseeing the independence of the external auditors and fulfilling the Board of Directors’ statutory and fiduciary responsibilities relating to financial reporting; (ii) reviewing and assessing the Company’s business and financial risk management process; (iii) external audit; and (iv) corporate governance and integrity. Additional information regarding the Audit Committee is contained in the Company’s AIF (last filed for the year end 2013 as the Company has determined that as at the beginning of the financial year 1 January 2015, it is a designated foreign issuer as defined in National Instrument 71-102 (“NI 71-102”) – Continuous Disclosure and Other Exemptions Relating to Foreign Issues and subject to the foreign regulatory requirements of AIM, a market operated by the London Stock Exchange. Accordingly, the Company is able to rely on certain exemptions from the continuous disclosure obligations imposed under Canadian securities legislation as permitted under NI 71-102), under the heading “Audit and Financial Risk Management Committee” and a copy of the charter is attached as Appendix “A” to the AIF and on the Company’s website.
Charter of the Board of DirectorsThe Board has adopted a comprehensive written charter in which it defines the respective roles, composition, responsibilities and authorities of the Board, both individually and collectively, and of management in setting the direction, management and control of the organisation. The Charter of the Board of Directors is available here.
Esta página se revisó por última vez el 20 de septiembre de 2023.